Explorez nos articles sur la Productivité : méthodes, outils et astuces pour mieux organiser vos tâches, gagner du temps et optimiser vos résultats professionnels et digitaux.
Le planning de votre équipe change toutes les semaines. Le générer en PDF, ce n’est pas le problème. Le remettre en ligne à chaque fois, dans un espace réservé où l’équipe le retrouve facilement, c’est ça la corvée. Si vous gérez le planning d’une petite équipe — des guides, des agents d’accueil, un roulement — cet article est pour vous.
Vous mettez votre carte à jour chaque semaine, consciencieusement. La question n’est pas de savoir si elle est juste : c’est de savoir sur quel site elle est publiée, et ce qu’il en reste le jour où vous arrêtez l’abonnement.
« Je ne fais pas ce gâteau-là en semaine, que le dimanche. On ne doit donc pas pouvoir le commander sur le site. » La phrase vient d’un chef pâtissier, mais le problème atterrit ailleurs : sur le bureau de la personne qui gère la communication et les commandes en ligne. Elle ne décide ni de la production, ni du catalogue, et c’est pourtant elle qui reçoit la commande du mardi pour un gâteau du dimanche.
Vous avez créé de la documentation, parfois des centaines d’articles, et vous ne savez pas trop si ça aide vos utilisateurs. La question revient à chaque réunion : est-ce que c’est utile ? Personne n’a la réponse, parce que personne ne l’a jamais demandée aux lecteurs. Cet article s’adresse aux responsables de base de connaissances chez les éditeurs de logiciels, là où corriger un article coûte cher.
Le catalogue est déjà écrit. Il vit dans un tableur, avec ses colonnes, ses prix, ses durées et ses descriptifs. Il est pourtant saisi une seconde fois, à la main, dans les pages du site — champ après champ. Ces lignes s’adressent à celui qui rédige les contenus et met les séjours en ligne, dans une agence de voyage comme dans toute structure dont l’offre tient d’abord dans un fichier.
« On écrit des articles que personne ne lit. » La phrase revient souvent chez les éditeurs de logiciels qui tiennent un site d’aide pour leurs utilisateurs. L’équipe support documente sérieusement chaque évolution, et pourtant les revendeurs continuent de demander ce qui a changé — alors que c’est écrit, publié, en ligne depuis des semaines. Le problème n’est presque jamais le contenu. C’est que la page d’accueil, elle, ne bouge jamais.
Vous produisez des pages, des articles, des fiches. Vous ne savez pas lesquelles sont lues. Quand vous demandez des statistiques, on vous répond que c’est compliqué, ou on vous tend un identifiant de suivi en vous disant qu’il faudra l’installer. Cet article s’adresse aux responsables marketing et chargés de communication qui veulent savoir si les pages qu’ils créent sont utiles, sans dépendre de quelqu’un d’autre pour l’apprendre.
Le carnet de dix séances se vend bien. Ensuite il faut le suivre : qui a payé, qui était là, combien il reste. Dans beaucoup de centres équestres, cela se règle avec un agenda annoté au crayon de papier et un tableur partagé ouvert en parallèle, alimentés par plusieurs moniteurs au fil des reprises.
Chaque année, c’est la même course : la carte de Noël est arrêtée fin octobre, il faut qu’elle soit en ligne pour le premier week-end de décembre, et il n’y a ni le temps ni le budget pour refaire une page. Huit références à présenter, pas tout le catalogue. Et en janvier, il faut pouvoir tout enlever sans casser le reste du site. Si vous tenez une pâtisserie et que vous êtes aussi celui qui touche au site le soir, cette page est écrite pour vous.
« J’ai encaissé, mais je n’ai pas encore livré. » La phrase revient chez tous ceux qui exploitent un lieu où la place s’achète à l’avance et se consomme quand le visiteur le décide. Un musée à entrée permanente, un parc dont le billet de saison s’utilise librement, un site qui vend en ligne et laisse entrer toute l’année. La question qui suit est toujours la même : combien de billets sont achetés mais jamais utilisés ? Et pour la plupart des gestionnaires, elle reste sans réponse.
« Ah, il faut le dongle en plus ? On va réfléchir. » Cette phrase, dite au téléphone après la commande, suffit à mettre une livraison en attente. Elle revient dans tous les catalogues où un produit ne fonctionne pas seul : un accessoire est nécessaire, l’acheteur ne le sait pas, et il ne l’apprend qu’une fois sa commande passée.
Mettre à jour chaque semaine un planning PDF dans WordPress implique souvent de téléverser le document, modifier une page puis vérifier le lien. Découvrez comment automatiser cette mise à jour en déposant simplement le fichier dans un dossier.