Rouvrir son logiciel de facturation après chaque commande en ligne
Retrouver le client, retaper les lignes, régénérer le document
Le parcours est toujours le même. La notification de commande arrive par courriel. On ouvre la boutique pour relever le détail : les articles, les quantités, les remises éventuelles, les frais de port. On bascule ensuite sur le logiciel de facturation, où l’on cherche le client par son nom ou son adresse. S’il n’existe pas, on le crée : raison sociale, adresse, et pour un professionnel, le numéro SIRET et le numéro de TVA intracommunautaire.
Vient la saisie des lignes. Chaque article de la commande devient une ligne de facture, avec son prix unitaire, sa quantité et son taux de TVA. Les frais de port s’ajoutent à part. Une remise appliquée sur la boutique doit être reportée telle quelle, faute de quoi le total de la facture ne correspond plus au montant encaissé. On finalise ensuite le document pour qu’il reçoive son numéro définitif, on télécharge le PDF, et on l’envoie au client dans un nouveau courriel.
Ce que coûte une facture oubliée ou envoyée en retard
Tant que le volume reste faible, l’opération tient dans la journée. Elle se déplace simplement vers les moments creux : le soir, le dimanche, ou le moment où l’on comptait faire autre chose. Chaque commande passée pendant une absence attend son tour, et la pile se rattrape en une fois. C’est la même chaîne que celle qui répond à l’obligation de facturer chaque vente en ligne.
Deux situations reviennent régulièrement. La première est la facture réclamée : le client écrit pour la demander, parfois plusieurs semaines après son achat. Il faut alors retrouver la commande, vérifier si la facture a été émise, la régénérer si ce n’est pas le cas, puis répondre. La seconde est l’écart de saisie : un prix reporté de travers, une remise oubliée, une quantité inexacte. L’écart se découvre en général au moment du rapprochement comptable, quand la facture est déjà partie et que la corriger suppose d’en émettre une autre.
À cela s’ajoute la numérotation. Une facture émise à la main dans un logiciel, entre deux autres, s’insère dans une séquence que l’on ne maîtrise plus vraiment dès que l’on facture aussi hors ligne.
La commande est déjà écrite une fois : la facture la réécrit — Photo par Esra Erdem via Pexels
Laisser la facture se créer quand la commande passe à « Terminée »
Une facture numérotée, sans rouvrir un seul onglet
Le principe est de raccorder la boutique au logiciel de facturation, et de laisser la commande déclencher la facture. C’est ce que fait l’Extension WordPress « Woonrri » : vous choisissez les statuts de commande qui déclenchent la facturation — « Terminée », par exemple — et dès qu’une commande atteint l’un d’eux, la facture est préparée en arrière-plan.
Le client est d’abord retrouvé dans le logiciel de facturation, ou créé s’il n’y figure pas encore, particuliers comme professionnels. Le document est ensuite constitué à partir des lignes réelles de la commande : articles, quantités, frais de port. Il est finalisé, ce qui lui donne sa numérotation définitive, puis son PDF est récupéré et rangé. Le tout se passe sans bloquer le tunnel de commande : l’acheteur ne voit rien, et une indisponibilité momentanée du service de facturation n’interrompt pas la vente — la tentative est reprise et la raison est notée sur la commande.
La facture disponible sans avoir à l’envoyer soi-même
Le PDF se télécharge depuis la liste des commandes, dans l’administration de la boutique, dès qu’il est prêt. Le client, de son côté, le retrouve seul depuis son compte, dans l’historique de ses commandes. La demande de facture par courriel cesse d’arriver, non parce qu’on y répond plus vite, mais parce qu’il n’y a plus de raison de l’écrire.
Pour les clients professionnels, les champs SIRET et TVA sont proposés au moment de la commande et sur le profil : les informations nécessaires à une facture conforme sont donc recueillies au bon moment, plutôt que réclamées après coup.
Une céramiste qui vend ses pièces en ligne
Le cas est celui d’une céramiste qui vend sa production sur son propre site. Elle tenait déjà sa facturation dans un logiciel dédié, et traitait les demandes de facture au fil de l’eau : une commande, une facture saisie à la main, un courriel de plus à écrire.
Le raccordement entre la boutique et son logiciel a supprimé les deux gestes d’un coup. La facture se crée à la validation de la commande, et son client la récupère depuis son espace sans avoir à la demander. Ce qui a changé pour elle ne tient pas au temps gagné sur une facture prise isolément, mais au fait que le sujet a disparu de sa liste : il n’y a plus de pile à rattraper le dimanche, ni de demande en attente à laquelle répondre.
Cette chaîne — création du client, génération, numérotation définitive, PDF en boutique et côté client — est couverte par la formule Synchronisation Henrri de l’Extension WordPress « Woonrri », qui crée la facture à la commande terminée. Elle suppose une boutique WooCommerce et un compte Henrri disposant d’identifiants d’accès : c’est lui qui émet les factures, l’extension se charge de lui transmettre les commandes.
Image à la une — Photo par Didier VEILLON via Pexels