Émettre ses factures dans un traitement de texte, commande par commande
Un modèle dupliqué, et une numérotation tenue de mémoire
Le point de départ est presque toujours le même : un document type, dupliqué à chaque fois. On y recopie le nom et l’adresse du client, la date, le détail des articles, les montants hors taxes et toutes taxes comprises. On enregistre le fichier sous un nom qui contient en général le nom du client, puis on l’exporte en PDF pour l’envoyer.
Le numéro, lui, se tient à part. Dans un tableur, dans un carnet, ou simplement en regardant quel était le dernier fichier créé. Tant qu’il n’y a qu’un canal de vente et peu de commandes, la séquence se suit. Elle se complique dès qu’il y a plusieurs sources — une vente sur le site, une autre sur un marché, une commande par téléphone — parce que les factures ne sont alors plus créées dans l’ordre où elles ont été demandées.
Les mentions se recopient de la même façon. Le numéro de TVA intracommunautaire d’un client professionnel, son numéro SIRET, la mention d’exonération le cas échéant : autant d’informations qui doivent figurer sur le document, et qui sont réclamées après coup quand elles n’ont pas été recueillies au moment de la commande. La question se pose autrement quand la boutique tourne déjà : faire naître la facture au moment où la commande est terminée.
Ce qui se voit au moment de rassembler l’exercice
Le sujet remonte rarement au fil de l’eau. Il remonte au moment de transmettre les pièces au comptable, ou lorsqu’un client demande un duplicata pour une commande passée l’année précédente. Il faut alors retrouver le fichier, vérifier qu’il correspond bien à la commande, et constater les écarts : une facture jamais émise pour une commande honorée, deux documents portant le même numéro, un total qui ne correspond pas au montant réellement encaissé parce qu’une remise a été appliquée sur le site mais pas reportée.
Ces écarts ne se corrigent pas en modifiant le fichier d’origine : une facture transmise à un client a quitté votre poste. La reprise passe par un nouveau document, ce qui allonge encore la séquence à tenir.
Chaque commande rouvre un document à remplir, puis à classer — Photo par Kampus Production via Pexels
Faire émettre les factures par un logiciel, à partir des commandes du site
Une numérotation tenue par l’outil, plus par la mémoire
Le premier changement ne vient pas de la boutique mais du logiciel de facturation : c’est lui qui attribue les numéros, dans une séquence continue, et qui conserve les documents émis. La question « quel était le dernier numéro » cesse de se poser, y compris quand les ventes viennent de plusieurs canaux.
Reste à ne pas ressaisir les commandes du site dans ce logiciel — sans quoi on remplace un travail manuel par un autre. C’est le rôle de l’Extension WordPress « Woonrri » : elle relie la boutique au logiciel de facturation Henrri et laisse la commande déclencher la facture. Vous choisissez les statuts qui déclenchent l’émission, et le document se constitue à partir des lignes réelles de la commande. Si ce mode opératoire est ce qui vous intéresse en premier, il est détaillé dans notre article sur la manière de créer une facture directement depuis une commande WooCommerce.
Les informations professionnelles recueillies au moment de la commande
Le second changement porte sur les mentions. Les champs SIRET et numéro de TVA sont proposés pendant la commande et sur le profil du client, et transmis avec elle. Ils ne sont donc plus demandés après coup, au moment d’établir le document, quand le client est passé à autre chose.
Le PDF est ensuite disponible dans l’administration de la boutique, et le client le retrouve dans son compte, avec l’historique de ses commandes. La demande de duplicata trouve sa réponse sans passer par vous.
Ce raccordement — création du client, émission, numérotation définitive, PDF côté boutique et côté client — est couvert par la formule Synchronisation Henrri de l’Extension WordPress « Woonrri », qui fait émettre les factures depuis les commandes de la boutique. Une précision qui compte : l’extension n’émet pas les factures elle-même, elle transmet les commandes au logiciel qui les émet. Il vous faut donc une boutique WooCommerce et un compte Henrri disposant d’identifiants d’accès.
Image à la une — Photo par kaboompics via Pexels