Relancer un client avant que sa carte de séances n’expire

Repérer dans un tableur les cartes de séances qui arrivent à échéance

Une date de fin qui n’est écrite nulle part, et qu’on recalcule de tête

Le fichier contient ce qu’on y a mis : un nom, une date d’achat, un nombre de séances restantes — les mêmes informations que celles qu’on tient déjà à la main pour savoir combien de séances il reste à chaque client. La date de fin, elle, n’y figure pas. Elle se recalcule à chaque lecture, six mois après l’achat, ligne par ligne.

Alors on trie par date d’achat, on descend la colonne, on repère celles qui approchent. Puis on écrit un message, on change le prénom, on l’envoie. Puis le suivant. L’opération se refait entièrement à chaque fois qu’on veut savoir où en sont les cartes, parce que rien de ce tri n’est conservé d’une fois sur l’autre.

La carte périmée qui se découvre à l’accueil, devant l’élève

Le tri du dimanche soir n’attrape pas tout. Une carte relancée deux fois, une autre jamais : la trace de ce qui a déjà été envoyé n’existe que dans la mémoire de celui qui envoie. Le résultat se constate à l’accueil, quand quelqu’un revient en septembre avec une carte expirée depuis juin.

À ce moment-là, il n’y a qu’une réponse tenable : recréditer les séances. La perte est comptée deux fois — les séances rendues, et le temps passé chaque semaine à tenir un fichier qui n’a pas empêché la situation.

Prévenir chaque client avant que sa carte de séances n’expire

Un message par carte, envoyé une seule fois, au bon moment

La durée de validité peut se poser sur la carte elle-même, en mois depuis l’achat. À partir de là, l’échéance n’est plus une information à recalculer : elle est attachée à chaque carte vendue, et le client la voit dans son espace personnel.

L’Extension WordPress « Carnets » regarde ces dates une fois par jour et envoie le rappel au client concerné, à l’approche de l’échéance. Chaque carte ne déclenche ce message qu’une seule fois : la relance en double n’est plus possible, l’oubli non plus. Le délai se règle — quinze jours par défaut, davantage si vos cartes couvrent une année, moins si elles se consomment en quelques semaines.

Le solde presque épuisé, l’autre moment où le client veut le savoir

L’échéance n’est pas la seule fin possible : une carte peut aussi arriver au bout de ses séances. Un second message part quand il ne reste plus que le nombre d’unités que vous avez fixé — une séance, deux, selon ce que vous voulez laisser comme marge.

C’est le moment où proposer la carte suivante a du sens, parce que le client sait encore ce qu’il lui reste. Il le sait d’ailleurs à tout moment : les séances achetées, consommées et restantes figurent dans son espace client, avec l’historique de ses passages. La question posée au comptoir se pose moins souvent.

Décider du rythme de ses relances plutôt que de les faire à la main

Le délai dépend du rythme des cours, pas de l’outil

Un studio dont les élèves viennent deux fois par semaine n’a pas besoin du même préavis qu’un atelier où l’on passe une fois par mois. Les deux réglages — le nombre de jours avant l’échéance, le nombre de séances restantes — se posent une fois, dans les réglages, et se modifient ensuite sans rien reprendre.

Une date d’échéance déjà vendue reste déplaçable à la main, carte par carte : le geste commercial fait à l’accueil peut se faire dans le fichier, et le client le voit aussitôt de son côté.

Ce qu’on ne refait plus le dimanche soir

Le tri par date d’achat, le recalcul de la date de fin, le message copié-collé, la liste mentale de ceux qu’on a déjà prévenus : ces quatre gestes disparaissent. Reste la décision qui vous appartient — combien de temps une carte reste valable, et à quel moment on prévient.

Si c’est plutôt le décompte des séances qui vous occupe, entre un agenda papier et un tableur partagé par plusieurs intervenants, pointer les séances à la main est une autre difficulté, traitée à part.

La formule Prépaiement de l’Extension WordPress « Carnets » comprend cette relance avant l’expiration d’une carte de séances, avec la durée de validité par carte et les rappels par courriel, échéance proche et solde presque épuisé, avec leurs deux réglages. Elle s’installe sur une boutique WooCommerce existante, et les cartes s’y vendent comme n’importe quel autre produit.

Image à la une — Photo par Matheus Bertelli via Pexels